POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES – LIBRERÍA Y PAPELERÍA FUTURO

Actualizada el 07 de abril de 2022

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1074 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, la LIBRERÍA Y PAPELERÍA FUTURO LTDA. (en adelante LA LIBRERÍA) adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades que como empresa realiza.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: LA LIBRERÍA con domicilio principal en Bogotá, identificada con el NIT 830.117.692-1, Matrícula Mercantil Nº 01256533, legalmente constituida mediante Escritura Pública Nº doscientos dieciocho (218) de fecha trece (13) de febrero de dos mil tres (2003), otorgada por la Notaría Cuarenta y Cuatro (44) del Círculo de Bogotá D.C., inscrita ante la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., el dieciocho (18) de marzo de  dos mil tres (2003) bajo el Nº 00871167 del Libro IX, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá D.C.

1. DOMICILIO Y DIRECCIÓN: LA LIBRERÍA tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., y su sede principal se encuentra ubicada en Calle 106 N° 54-86, Piso 4.

1. INFORMACIÓN DE CONTACTO: Correo electrónico: contactenos@libreriaypapeleriafuturo.com.co,  teléfono: +57 3184664519

1. DEFINICIONES: Con el fin de aclarar los conceptos que reiteradamente se usarán a lo largo de esta política, se presentan las definiciones contempladas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso, e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. f) Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
7. g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí mismo o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
8. h) Responsables del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
9. i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
10. j) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
11. k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
12. l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. PRINCIPIOS: En el tratamiento de datos personales previsto en esta política, LA LIBRERÍA aplicará los siguientes principios rectores, con base en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

1. a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y en las demás disposiciones que la desarrollen;
2. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
3. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivaran de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
7. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

1. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: En consonancia con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581 de 2013, podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación de apoderamiento.
4. d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DE LOS MISMOS: Todo tratamiento, entendido como el conjunto de operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, que LA LIBRERÍA da a los datos personales, tiene la finalidad del cumplimiento normativo en materia de facturación electrónica, encuestas de satisfacción, servicio al cliente, marketing, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados, gestión de clientes y las demás relacionadas para el cumplimiento de las disposiciones normativas de las que es objeto LA LIBRERÍA.

La finalidad general del tratamiento responde, de acuerdo a lo indicado en el párrafo anterior, a los propósitos de LA LIBRERÍA, para el desarrollo de su actividad empresarial.

1. INSTRUMENTOS DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS RECOLECTADOS: Los datos serán tratados mediante mecanismos manuales o tecnológicos.

Para cada tratamiento y finalidad, podrán diseñarse, por parte de LA LIBRERÍA, formatos o instrumentos de captura, manuales o digitales, a los cuales se les aplicará la presente Política de Tratamiento de Datos.

1. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES DE CUYO TRATAMIENTO ES RESPONSABLE LA LIBRERÍA: El titular de los datos personales de cuyo tratamiento es responsable LA LIBRERÍA, tiene los siguientes derechos:

1. a) Autorizar a LA LIBRERÍA el tratamiento de sus datos.
2. b) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA LIBRERÍA, específicamente frente al encargado por ella para la protección de datos; este derecho procederá, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
3. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA LIBRERÍA, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
4. d) Ser informado por LA LIBRERÍA, previa solicitud escrita, sobre el uso que le ha dado a sus datos personales;
5. e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. f) Los demás previstos en la Ley sobre protección de datos.

1. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Sin perjuicio de las excepciones contempladas en la Ley 1581 de 2012, en el tratamiento de los datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Este consentimiento se encontrará probado cuando medie autorización escrita, oral o se manifieste conductas inequívocas del titular que permita concluir de forma razonable que otorgó dicha autorización.

1. CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: En concordancia con lo ordenado en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, LA LIBRERÍA no solicitará autorización del titular cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

En todo caso, LA LIBRERÍA cumplirá con todas las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, incluso cuando se trate de los datos mencionados en el inciso anterior.

1. DATOS SENSIBLES: Bajo la facultad otorgada en el literal c) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, LA LIBRERÍA como empresa, dará tratamiento a los datos sensibles en el ejercicio de su actividad mercantil

Asimismo, y en consonancia con la disposición reglamentaria contenida en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, LA LIBRERÍA informará al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

1. DEBERES DE LA LIBRERÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS: Sin perjuicio de las demás disposiciones legales, LA LIBRERÍA como responsable del tratamiento de datos personales cumplirá con los deberes contemplados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. e) En caso de que haya un Encargado del Tratamiento, garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, si es que hubiese, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento, si hubiese lugar a ello, asimismo, suministrarle, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
8. h) Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
9. i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
10. j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
11. k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
12. l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dados a sus datos;
13. m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
14. n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS ÁREA PERSONALES: LA LIBRERÍA podrá encargarse, directamente o mediante terceros, del tratamiento de datos personales. Según sea el caso, cumplirá o exigirá el cumplimiento de los deberes de los encargados del Tratamiento, previstos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones concordantes y complementarias.

A la fecha de expedición de la presente actualización de la política, LA LIBRERÍA, es a su vez, responsable y encargada del tratamiento de datos personales.

1. RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: LA LIBRERÍA conforme a la exigencia legal, ha establecido un área que actúa como responsable de la Protección de Datos Personales, a la cual se pueden dirigir las consultas o reclamos a través de los siguientes canales autorizados:

Correo electrónico: protecciondedatos@libreriaypapeleriafuturo.com.co

Dirección: Calle 106 N° 54 – 86, piso 4 de la ciudad de Bogotá D.C.

1. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: Todos los titulares de Datos Personales de los cuales sea responsable LA LIBRERÍA, podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada previamente, teniendo en cuenta los siguientes procedimientos:

1. a) Procedimiento para conocer y solicitar prueba de la autorización otorgada. La solicitud será radicada por el titular de los datos personales ante el Área de Protección de Datos de LA LIBRERÍA a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta.

Una vez recibida la solicitud, se enviará copia de la autorización, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la solicitud.

Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. b) Procedimiento para actualizar información. El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo tratamiento por parte de LA LIBRERÍA o el Encargado del Tratamiento, podrá enviar la información o datos actualizados a través del correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales.

1. c) Procedimiento para rectificar o suprimir información o revocar la autorización. Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:
   La solicitud debe ser dirigida al área de Protección de Datos de LA LIBRERÍA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de esta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.

El término máximo del que dispondrá LA LIBRERÍA para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD: Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA LIBRERÍA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS: LA LIBRERÍA se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

1. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento que LA LIBRERÍA no pueda poner a disposición del Titular del dato personal la presente Política, se le informará por medio de un aviso de privacidad la existencia y forma de consulta de la misma.

1. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES: Los datos personales de los titulares permanecerán registrados en las bases de datos de LA LIBRERÍA, hasta por un término de diez (10) años, prorrogable automática e indefinidamente por términos iguales o sucesivos, salvo manifestación expresa en contrario y por escrito del titular, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

Los datos personales podrán ser conservados por lapsos superiores, en atención a exigencias legales como aquellas sobre gestión documental, elementos materiales probatorios, o por razones históricas o estadísticas, entre otros.

Los datos personales podrán ser conservados por un lapso inferior, cuando la finalidad de su tratamiento haya sido cumplida.

1. VIGENCIA: La presente Política actualizada de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 07 de abril de 2022.

Publicada el 12 de febrero de 2013 y actualizada el 07 de abril de 2022.